Gestione del Tempo per imprenditori le tecniche
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Gestione del tempo per imprenditori: le tecniche

Imparare a gestire ed organizzare il tempo.

La gestione del tempo ad oggi, per lavoratori con grandi responsabilità come imprenditori, consulenti ecc, può risultare molto difficile, tanto da perdere molte energie e tempo stesso inutilmente. Questo si può evitare imparando ad organizzarsi con alcuni tecniche utilissime.

Gestione del tempo per imprenditorLa gestione del tempo quindi, se ben strutturata e pianifica a seconda dei propri impegni lavorativi, non solo trasformerà il tempo in denaro, ma eviterà forti momenti di stress, pressioni emotive e perdite inutili di energie. Vediamo adesso dunque come risparmiare tempo e utilizzarlo al meglio in 5 semplici tecniche strategiche:

Tecnica n° 1: Consiste nell’utilizzare degli elenchi scritti, delle vere e proprie liste pratiche. Infatti tentare di organizzare i propri impegni soltanto utilizzando la propria memoria può creare una notevole confusione e difficoltà di azione.  Le liste sono utili anche nel caso di imprevisti e contrattempi. Ad esempio:

  • Stendere un programma annuale o giornaliero; tenere un’agenda o un quaderno dove annotare i propri doveri è un’azione semplice ma molto efficace. Nel caso degli impegni annuali, se questi non risultano immediatamente definibili, è possibile annotare delle ipotesi che possono essere sistemate correttamente in un secondo momento, quando cioè le idee iniziano a concretizzarsi e ad essere più chiare.
  • Lista delle cose da fare; ovvero una lista pratica, nella quale in base alla priorità degli impegni, delle commissioni e degli appuntamenti per questioni lavorative, questi possono essere organizzati in ordine di rilevanza e importanza, utilizzando ad esempio delle numerazione da assegnare a ciascun impegno ( es. da 1 a 10 come grado di priorità), o in alternativa utilizzando le lettere dell’alfabeto (dalla A alla Z).
  • Lista delle persone da chiamare; a seconda del vostro lavoro, è possibile che vi sia l’esigenza di contattare numerose persone, con le quale stendere piani pratici di azione, programmi, progetti ecc, anche in questo caso è possibile stendere una lista in base al grado di priorità delle persone e collaboratori da dover contattare.
  • Piano di progettazione; nel proprio lavoro è possibile dover entrare in contatto o dover interagire con moltissime persone come abbiamo già accennato, in tal caso, per evitare di fare confusione è possibile stendere una lista approssimativa su ogni persona con riferimento alle azione da svolgere con esse. Nella lista potrete ad esempio annotare le conversazioni avvenute, progetti di cui parlare, riunioni ecc. Le descrizioni possono essere articolate o semplificate a seconda delle vostre esigenze.

Dovete ottenere una sorta di sistema regolare nell’utilizzare ed aggiornare le liste, senza trascurarle o rimandandone la stesura ad altri giorni. Questo metodo è utilissimo al fine di ridurre al minimo la disperazione di energie e di denaro.

Gestione del tempo per imprenditorTecnica n°2: Consiste nello stimolare la memoria attraverso la creazione di file e cartelle. Ad esempio:

  • Ponendo di avere a disposizione 90 cartelle, suddividiamole per numeri: da 1 a 30 le rosse, da 1 a 30, le blu, e da 1 a 30 le bianche. Le rosse possono rappresentare il mese corrente, le blu il mese a venire (il prossimo), e le bianche il mese dopo ancora. Ogni cartella deve essere a sua volta suddivisa in file. Poniamo per ipotesi di seguire un cliente su una questione specifica il giorno 10 del mese prossimo. Prendendo l’intero file del cliente, o un’ annotazione di esso presente all’interno del file la controlliamo e in seguito la rimettiamo al suo posto. Il mese prossimo, quando l’impegno sarà ormai abituale con questo cliente, verrà automatico di controllare le questioni che lo riguardano perché associate ad una data specifica e ad una cartella specifica.

Ad oggi esistono molte applicazioni digitali, computer, telefoni cellulari, tablet, ecc, che consentono l’organizzazione automatica di questo tipo di informazioni. Se si è pratici di tali strumenti e li si preferisce ai sistemi di organizzazione manuali e cartacei, possiamo scegliere di utilizzarli. Tuttavia talvolta l’automatismo di questi strumenti può non essere adatto a tutti, perciò sta a voi scegliere quale mezzo fa al caso vostro.

Tecnica n°3: Consiste nel ridurre al minimo le riunioni. Per quanto utili, troppe riunioni di staff, con collaboratori ecc, talvolta possono essere un ostacolo piuttosto che uno strumento di aiuto.

  • Per alcuni imprenditori le riunioni sono un mezzo utile poiché tendono a definire al meglio i progetti. Tuttavia il lavoro non può essere centrato su questo aspetto poiché in alcuni casi le persone utilizzano le riunioni come scusa per evitare di lavorare seriamente e perdere tempo. Se siete voi a doverle organizzare si consiglia di focalizzare il più possibile gli argomenti da intraprendere evitando di divagare, in questo modo le riunioni risulteranno concrete e brevi. Se siete al contrario costretti a dovervi partecipare, andate soltanto a quelle realmente importanti.

Gestione del tempo per imprenditoriTecnica n° 4:  Consiste nell’organizzare gli appuntamenti di lavoro.

  • Molti lavoratori avranno tra i vari impegni previsti anche quello di dover organizzare appuntamenti con altre persone, clienti, collaboratori ecc. Per evitare imprevisti o appuntamenti improvvisati è consigliabile fornire un servizio di prenotazione per gli appuntamenti al fine di risparmiare tempo. Gli appuntamenti possono talvolta essere anche di tipo telefonico, questo perché non sempre è necessario doversi incontrare di persona durante le fasi lavorative. Inoltre tenete in considerazione l’idea di organizzare una sorta di appuntamento con voi stessi; in questo senso si intende prendere in analisi di tanto in tanto un resoconto di dove siete arrivati da quando avete iniziato con i vostri progetti. Bloccate il vostro tempo, date cioè priorità a quegli appuntamenti che risultano essere davvero significativi.

Tecnica n°5: Consiste nell’utilizzare le nuove forme di promozione.

  • Ad oggi tutto è facilmente reperibile on-line, attraverso l’informazione o l’acquisto di prodotto che possono interessarci. le persone utilizzano molto anche CD audio e DVD,e leggono e-book attraverso l’utilizzo di strumenti fondamentali come il  Kindle, il Tablet,  piattaforme famose come il sito di condivisione video YouTube, l’utilizzo di e-mail e newsletter, e soprattutto utilizzando i vari Social network disponibili come Twitter, Facebook, Google+, Pinterest,ecc, ecc. Utilizzando questi strumenti per potersi promuovere sarà più facile raggiungere l’eventuale cliente o pubblico che ci siamo prefissati con la nostra idea di lavoro. In alternativa è possibile utilizzare altri metodi, magari scrivendo e pubblicando un libro, organizzando di tanto in tanto conferenze e convegni nei quali è possibile affrontare argomenti personalmente con le persone che vi partecipano.

Dunque poter organizzare il proprio tempo senza perderlo inutilmente è senza dubbio un ottimo metodo per poter lavorare meglio, più serenamente e con entusiasmo. Seguendo queste semplici tecniche con costanza è possibile ottenere ottimi risultati.

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